يعتبر وصف الوظيفة للخدمات المساندة أمرًا حيويًا لنجاح أي منظمة. يهدف إلى تعريف مهام ومسؤوليات الموظفين في هذا القطاع الحيوي. من خلال موسوعة انتظر، ستجد كل ما تحتاج إلى معرفته حول الخدمات المساندة وأهميتها في تحقيق أهداف المنظمة.
خدمات دعم الوصف الوظيفي
ستجد أدناه الوصف الوظيفي للخدمات المساندة، وهو كما يلي:
- متابعة الخطة التشغيلية والاستراتيجية والتقرير السنوي.
- متابعة ساعات العمل وبيانات الحضور والانصراف للموظفين وتسجيل الغيابات وإبلاغ الجهات المعنية.
- تقديم الدعم للإدارات وتحديد الحاجة للأثاث والمعدات والسلف ومتابعة تأمينها وتسجيل العهد واستكمال كافة الإجراءات اللازمة.
- الإشراف على موقع الإدارة على البوابة الإلكترونية على موقع الجامعة ومتابعة الأخبار وتحديثها باستمرار.
- الإشراف والمتابعة على تفعيل الخدمات والمعاملات الإلكترونية.
- – القيام بالتغطية الفنية والتوثيق لأعمال وأنشطة الإدارة وتقديمها للإدارة العامة للعلاقات العامة والإعلام الجامعي.
- إعداد التقارير الدورية العامة عن أنشطة وإنجازات الإدارة بالتنسيق مع الإدارات.
- التنسيق مع الجهات المختصة داخل الجامعة فيما يتعلق بالجوانب الإدارية والفنية والخدمية ومتابعة متطلباتهم داخل الإدارة والرد على استفساراتهم.
- تنظيم وحفظ وثائق الإدارة بما يضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
- القيام بأية أعمال أو مهام أخرى تسند إلى الإدارة حسب الاختصاص.
أهداف البرنامج التدريبي في دعم إدارة الخدمات ومؤشرات الأداء
وفيما يلي تجدون أهداف البرنامج التدريبي في دعم إدارة الخدمات ومؤشرات الأداء وهي كما يلي:
- التعرف على آخر التطورات وآخر الأساليب التي ظهرت في مجالات الإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
- التعرف على طبيعة وأنواع الخدمات المساندة.
- التعرف على سلوكيات العاملين في مجال الخدمات المساندة.
- اكتساب مهارات إعداد التقارير والمراسلات.
- معرفة طبيعة المراقبة وتقييم الأداء في مجال أنشطة الخدمات المساندة.
- استخدام البرامج الإلكترونية لتطوير عمل الخدمات المساندة.
- التعرف على آخر التطورات وآخر الأساليب التي ظهرت في مجالات الإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
- التعرف على مفهوم القياس والتقييم ومؤشرات الأداء.
- تعلم كيفية اختيار مؤشرات الأداء التي تؤدي إلى النجاح.
- التعرف على أبعاد الميزة التنافسية.
- التعرف على أسباب تطوير الميزة التنافسية وتطويرها.
- إدراك أهمية مؤشرات الأداء للمنظمة.
كيفية تطوير قسم الخدمات المساندة
ستجد أدناه كيفية تطوير قسم الخدمات المساندة، وذلك على النحو التالي:
- إعداد خطة الإدارة السنوية وتنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد التقارير الدورية والتقرير السنوي للإدارة العامة للتطوير التنظيمي.
- تقديم خدمات الدعم الإداري والفني للإدارات والأقسام بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
- تسجيل غيابات وتأخير الموظفين ورفعها إلى الجهة المختصة.
أهداف الخدمات المساندة
ستجد أدناه أهداف الخدمات المساندة وهي كما يلي:
- تحقيق أفضل الممارسات المالية.
- تأمين الاحتياجات والطلبات والخدمات اللوجستية بأفضل طريقة ممكنة.
- حفظ جميع المستندات وتوفير وصول أسرع وأسهل إليها.
- الحفاظ على الأمن والسلامة.
- – دفع البيانات المالية والمستحقات دون أي تأخير.
- المحافظة على ممتلكات الوزارة ومواردها وإدارة مخزونها بالشكل الأمثل.
- رفع كفاءة العقود التشغيلية وتحسينها.
مهام الخدمات المساندة
ستجد أدناه مهام الخدمات المساندة، كما يلي:
- تخطيط وإعداد وإدارة موازنة الوزارة.
- صرف القوائم المالية والمستحقات.
- إدارة ومراقبة المخزون وحفظ أصناف المستودعات وتزويد قطاعات الوزارة باحتياجاتها وجرد المستودع بشكل دوري.
- توفير احتياجات الإدارات والمكاتب والأقسام المختلفة من مشتريات ومواد وأثاث ومستلزمات مختلفة.
- متابعة عملية الشراء حتى التوريد والتحقق من الكميات والأنواع والمواصفات كما هو موضح في أوامر الشراء.
- تنظيم عمليات المراسلات من وإلى الوزارة.
- متابعة عمليات تخزين وتصنيف وتسجيل هذه المراسلات في السجلات الرسمية.
- توفير احتياجات النقل لموظفي الوزارة وتنظيم حركتهم.
- حفظ الوثائق الرسمية والإشراف على أرشفتها.
- المحافظة على أمن المرافق وموظفي الوزارة.
- إنشاء وتشغيل وصيانة المباني والمرافق.
خدمات الدعم في الشركات
ستجد أدناه خدمات الدعم في الشركات، على النحو التالي:
- الإجازات والترقية والنقل والانتداب والإعارة والعمل الإضافي والدورات وما في حكمها.
- متابعة الخطة التشغيلية والاستراتيجية والتقرير السنوي.
- متابعة ساعات العمل وبيانات الحضور والانصراف للموظفين وتسجيل الغيابات وإبلاغ الجهات المعنية.
مهام إدارة الخدمات الإدارية
وفيما يلي تجدون مهام إدارة الخدمات الإدارية وهي كالتالي:
- الإشراف على تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والأنظمة العامة المطبقة على الشؤون الإدارية في الجهات الاعتبارية العامة.
- الإشراف على إعداد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ سياسة المركز في مجال الشؤون الإدارية.
- تقييم أداء الإدارات من خلال التقارير الدورية التي تقدم لها وإعداد المقترحات للعمل على تحسين مستوى الأداء كمياً ونوعياً وإيجاد الحلول لمواطن القصور والضعف.
- إعداد مقترحات التخطيط والتطوير في الإدارة بغرض رفع مستوى تقديم وأداء الخدمة الإدارية في المركز.
- القيام بأعمال شؤون الموظفين والمحفوظات وتنظيم البريد الوارد والصادر والعلاقات والخدمات العامة وعلاقات الموظفين.
- المحافظة على ممتلكات المركز من العبث والسرقة والسرقة والتخريب، والاهتمام بالبيئة العامة للمركز من خلال الاهتمام بنظافة المكاتب.
- المساهمة في البرامج اللازمة لتحقيق أهداف المركز وطموحاته في المجال المحدد للأقسام تحت إشراف الإدارة.
- تزويد مدير المركز بالتقارير الدورية والبيانات التي يطلبها في المواعيد المحددة المتعلقة بنشاط أقسامه، والاحتفاظ بنسخ منها لحين الحاجة إليها.
- الإشراف والمتابعة على إداراته والتأكد من مدى تحقيقها لأهداف المركز وتنفيذ أحكام ونصوص القوانين واللوائح والقرارات المعمول بها.
- المساهمة في إعداد التقرير السنوي عن نشاط الإدارة وأي تقرير آخر يطلب منها.
- المساهمة في وضع خطط التدريب وتطوير أنظمة العمل وتطوير كفاءة العاملين في الإدارات التابعة لها بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاط الإدارة.
- أي مهام أخرى تسند إلى الإدارة.
مهام الخدمات المساندة في المستشفيات
تشمل الخدمات المساندة في المستشفيات خدمات التنظيف، وخدمات غسيل الملابس، والبياضات، وخدمات الطعام، والتي يجب تحديد المخاطر المرتبطة بكل منها في ظل جائحة كوفيد-19، ويجب وضع الضوابط لضمان تجنب العدوى وانتشارها. منع عند تقديم هذه الخدمات.
مدير خدمات الدعم باللغة الإنجليزية
مدير خدمات الدعم باللغة الإنجليزية هو مدير خدمات الدعم
نرى في نهاية هذا الوصف الوظيفي للخدمات المساندة أن العمل في موسوعة انتظر يتطلب الالتزام والاهتمام بتقديم الدعم اللازم لتحقيق أهداف المؤسسة. نحن نبحث عن محترفين متفانين في عملهم ومستعدين للتحديات. انضم إلينا اليوم وكن جزءًا من عائلتنا المتنامية والملتزمة بتقديم خدمات مساندة عالية الجودة.