يعتبر السكرتير من أهم الوظائف التي تساهم في تنظيم وإدارة الأعمال اليومية في أي منظمة أو شركة. يقوم السكرتير بمهام متنوعة تشمل الإجابة على المكالمات الهاتفية، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة البريد الإلكتروني، وغيرها من المهام الإدارية الضرورية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.
الوصف الوظيفي للسكرتير
تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر وإعداد تقارير العمل وتقديمها.
- المهام الرئيسية:
- تنظيم وتذكير مواعيد المدير/الرئيس، والتعامل مع الاستفسارات والرد عليها، وتسليم البريد والمراسلات إلى المدير/الرئيس.
- إعداد المذكرات الدورية المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية وإجراء المراسلات الدورية مع الجهات الخارجية وتوقيعها من قبل المدير العام وتوزيعها.
- حضور الاجتماعات وتسجيل وتحرير محاضر الاجتماعات.
- حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بعمل المدير/الرئيس.
- إعداد وتقديم وتوثيق وأرشفة تقارير العمل.
- المؤهل التعليمي :
- دبلوم
- المجال التعليمي:
- السكرتارية والأعمال المكتبية
- الكفاءات السلوكية:
- العمل الجماعي
- المثابرة
- منظمة
- تحقيق الأهداف/النتائج
- تطوير الذات
- المزايا الفنية:
- تنظيم الاجتماعات الخاصة
- تفسير خط اليد
- توثيق الاستلام والتسليم
- تحرير حزمة البرامج
- تصنيف الوثائق
مهام السكرتارية الإدارية
الوظيفة الأساسية للسكرتير هي التأكد من أن العمل يسير بشكل جيد في مختلف أقسام المنظمة، حيث أنه مسؤول عن أداء مجموعة من المهام أهمها:
- إدخال البيانات وصيانتها وأرشفة المستندات
- ترتيب وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات
- – إعداد التقارير ورفعها للإدارة
- متابعة اللوازم المكتبية ومراقبة حركتها لطلب الكميات الجديدة
- إرسال رسائل البريد الإلكتروني والفاكس إلى الجهات المختصة
- حجز تذاكر السفر
- توجيه المكالمات سواء الداخلية أو الخارجية إلى الإدارات المعنية
- كتابة وتنسيق التقارير المختلفة قبل رفعها إلى الجهة المختصة
- التواصل الجيد مع العملاء وتوفير سبل الراحة لهم لإرضائهم
- الإعداد الجيد للمؤتمرات والاجتماعات وتنظيم القاعات المناسبة لهذه الفعاليات
- – الإشراف على تنفيذ المهام والتوصيات التي تتضمنها الاجتماعات
- تنظيم العمل وإعداد التقارير باستخدام الكمبيوتر للحصول على نتائج أفضل
- توفير كافة البيانات والمعلومات التي يحتاجها المديرون في العمل
- التأكد من صحة ودقة البيانات والمعلومات لضمان سير العمل الأمثل
- التواصل مع إدارات المؤسسة لتنسيق العمل بين كافة الإدارات
- الالتزام باللوائح والقوانين المتعلقة بالعمل في المنظمة والتأكد من عدم مخالفتها
مهارات ومؤهلات السكرتارية
يعتقد البعض أن مهنة السكرتير هي من المهن البسيطة التي يمكن العمل بها دون الحاجة إلى مهارات معينة أو مؤهلات خاصة، إلا أن هذا الاعتقاد غير صحيح، حيث أن العمل بالسكرتير يتطلب بعض المهارات والمؤهلات أبرزها التالي:
- الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية
- القدرة على العمل بكفاءة ضمن الفريق
- – إجادة استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج مايكروسوفت لإنجاز مهام العمل
- القدرة على كتابة التقارير المطلوبة
- مهارات البحث للوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوبة في العمل
- التطوير المستمر ومتابعة التطورات في عالم التكنولوجيا لإتقان استخدام الإلكترونيات الحديثة
- المهارات التنظيمية لإدارة وتنظيم العمل بكفاءة
- مهارات التواصل لتسيير العمل والتعامل الجيد مع العملاء
- مهارات الإدارة الجيدة
- القدرة على التفاوض مع الآخرين
- المرونة في العمل لمواكبة المتغيرات المختلفة التي تواجه ظروف العمل
- مهارات التخطيط لضمان تنفيذ المهام وتحديد الأولويات وتقييم الأداء في النهاية
- امتلاك القدرة على حل المشكلات التي تعيق العمل بثبات وفعالية
- القدرة على العمل تحت الضغط لتحمل الضغوط التي تنشأ أثناء العمل
- التمتع بشخصية قوية ومظهر أنيق يناسب العمل
- كن صادقاً في الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل
التقدم الوظيفي للسكرتير
التقدم في الحياة المهنية يتطلب العمل الجاد والتدريب المستمر للوصول إلى المناصب المرموقة. عند الحديث عن التقدم الوظيفي لمهنة السكرتارية نجد أن الحصول على الترقيات يتطلب صقل المهارات والخبرات في مجال إدارة الأعمال، حيث أن الترقية في هذه الوظيفة تعتمد على عامل الوقت والخبرة في مجال العمل كسكرتيرة. .
إذا كنت تفكر في مهنة متميزة كسكرتير، فلا تتردد في الحصول على تدريب جيد يضمن لك التطور لتصبح شخصًا كفؤًا قادرًا على الوصول إلى مناصب إدارية عليا.
أهداف وظيفة السكرتارية
وفيما يلي تجد أهداف وظيفة السكرتارية وهي كما يلي:
- إدارة المكاتب وتنظيم الأعمال: تقع على عاتق السكرتير مسؤولية تنظيم وإدارة جدول المواعيد للفريق أو المدير الذي يعمل معه، وإجراء المكالمات الهاتفية، والتعامل مع المراسلات الورقية والإلكترونية، وترتيب الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال والتقارير، وإدارتها. وتنظيم الوثائق والوثائق الهامة.
- دعم الإدارة: يقدم السكرتير الدعم الإداري للإدارة العليا والفرق الأخرى في المنظمة. جزء من مسؤوليتهم هو ترتيب الاجتماعات، وإعداد المذكرات والتقارير الإدارية، ومراقبة الأوراق والوثائق الهامة، والتنسيق مع الإدارات الأخرى داخل المنظمة لضمان تنسيق العمل وسلاسة العمليات.
- استقبال الزوار والتواصل: يعتبر السكرتير الوجه الأول للمؤسسة، حيث يتعامل مع الزوار والعملاء وشركاء العمل. يرحب بالزائرين ويرشدهم ويقدم لهم المساعدة ويتعامل مع استفساراتهم واحتياجاتهم. بالإضافة إلى أنه مسؤول عن إدارة المكالمات الواردة والصادرة وتوجيهها بشكل صحيح وفعال.
واجبات السكرتير الناجح
وفيما يلي تجد واجبات السكرتير الناجح وهي كما يلي:
- تنظيم المواعيد للاجتماعات والمقابلات
- تنظيم وأرشفة الملفات والوثائق والسجلات الإدارية
- استقبال وإجراء المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني
- استقبال الضيوف وتنظيم جدول الاجتماعات
- تجهيز قاعات الإجتماعات
- إعداد محاضر الاجتماعات
- الإشراف العام على جميع الإدارات في الشركة
- متابعة حالة تنفيذ أي قرارات تتخذها الإدارة.
- – تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم تكليفها من قبل الإدارة.
- تأكيد حجوزات السفر للخارج والعودة
- كتابة الرسائل الإدارية للجهات المختلفة
- – إعداد تقارير النفقات والإيرادات
- كتابة وتحرير وطباعة النصوص الإدارية
- كتابة وتقديم التقارير الدورية
- تنظيم العمل داخل الشركة وبين الأقسام
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
يعرف الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي بأنه الشخص المسؤول عن تعزيز الإدارة التنفيذية للشركة أو المؤسسة من خلال إدارة الجداول الزمنية والمساهمة في مراجعة المستندات قبل إرسالها إلى موظفي الشركة أو أصحاب المصلحة. بالإضافة إلى ذلك، يجيب السكرتير التنفيذي على المكالمات الهاتفية المهمة ويرسل رسائل البريد الإلكتروني الضرورية. نيابة عن المديرين التنفيذيين.
واجبات السكرتير التنفيذي
وفيما يلي تجد واجبات السكرتير التنفيذي وهي كما يلي:
- إعداد جدول الأعمال للرئيس التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
- تنسيق وحضور الاجتماعات نيابة عن المدير التنفيذي.
- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية عند الطلب.
- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
- التعامل مع المستندات السرية والتأكد من بقائها آمنة.
- إعداد الفواتير والبيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية والتأكد من تنظيم المعلومات بحيث يسهل الوصول إليها.
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية والتقارير عند الطلب.
تخصص سكرتارية
يقوم مفهوم وظيفة السكرتارية على تقديم كافة وسائل المساعدة والدعم للقسم الإداري والتنفيذي للشركة، وذلك من خلال الاهتمام بتنظيم كافة الأعمال الإدارية، بالإضافة إلى توجيه ومتابعة باقي الأقسام والمكاتب الداخلية للشركة . كما أنه ملزم بتنسيق وجدولة أي مواعيد أو ارتباطات تتعلق بالإدارة سواء داخل الشركة أو خارجها مثل المقابلات والاجتماعات. كما يحق له حضور جميع اجتماعات الشركة سواء بمرافقة الإدارة أو بالنيابة عنها وحفظ ما ينتج عنها من قرارات أو توصيات لعرضها على المدير العام لاحقاً.
وبهذا نكون قد انتهينا من وصف الوظيفة لسكرتير في موسوعة انتظر، نأمل أن يكون الوصف واضحاً وشاملاً لمهام الوظيفة ومتطلباتها. نحن متحمسون لاستقبال طلبات التقديم ونتطلع للتعاون مع الأشخاص الموهوبين والملتزمين.